Casi todos los proyectos tienen una matriz de riesgos. Casi ninguna se usa. Se rellena al principio, se guarda en una carpeta y se vuelve a abrir cuando ya ha pasado algo.
El problema no es la herramienta, es el tamaño. Una matriz con cuarenta riesgos, cinco escalas y tres pestañas es demasiado trabajo para mantenerla viva. Y una matriz muerta no protege nada.
Empieza por una pregunta, no por una plantilla
Reúne al equipo y pregunta: ¿qué puede impedir que cumplamos el objetivo?
Deja que salga todo sin filtrar durante veinte minutos. Después agrupa lo repetido. Es normal acabar con diez o quince riesgos reales; esa cifra es manejable.
Valora solo dos cosas
Para cada riesgo, dos preguntas y nada más:
- Probabilidad: ¿es probable que ocurra? Alta, media o baja.
- Impacto: si ocurre, ¿nos duele mucho o poco? Alto, medio o bajo.
Tres niveles bastan. Las escalas de uno a diez dan sensación de precisión, pero generan discusiones largas sobre si algo es un 6 o un 7, y esa discusión no cambia ninguna decisión.
Decide qué hacer con cada uno
Aquí es donde la matriz se vuelve útil de verdad. Para cada riesgo, elige una respuesta y ponle nombre y fecha:
- Evitar: cambiar el plan para que el riesgo desaparezca.
- Reducir: actuar para que sea menos probable o menos grave.
- Transferir: que lo asuma otro, por contrato o seguro.
- Aceptar: convivir con él, pero vigilándolo y con un plan B preparado.
Un riesgo sin responsable no está gestionado. Si la columna «quién» está vacía, la fila sobra.
Define el disparador
Es la parte que casi nadie incluye y la que más valor aporta: ¿qué señal nos avisará de que esto está empezando a pasar?
Ejemplos: «si la aprobación no llega antes del día 15», «si el proveedor se retrasa dos semanas», «si el consumo de horas supera el 60 % a mitad de fase». El disparador convierte el riesgo en algo observable en lugar de en una preocupación difusa.
Revísala cada semana, en cinco minutos
Añade un punto fijo a la reunión de seguimiento:
- ¿Ha cambiado algún riesgo de nivel?
- ¿Se ha disparado alguno?
- ¿Hay riesgos nuevos?
- ¿Alguno ha dejado de serlo?
Cinco minutos a la semana mantienen la matriz viva. Y una matriz viva se nota: los problemas llegan avisando.
Lo que cambia cuando funciona
Gestionar riesgos no evita que las cosas salgan mal. Lo que cambia es el momento en que te enteras y el margen que tienes para reaccionar. Esa diferencia, en un proyecto, lo es casi todo.
Si quieres aplicarlo a un proyecto concreto y revisarlo con alguien que ya lo ha hecho antes, lo trabajamos en la mentoría en Project Management.
