Todos los proyectos se desvían alguna vez. Lo que distingue a un buen Project Manager no es evitar siempre el retraso, sino cómo lo comunica cuando ocurre.
Y hay una regla que se cumple casi siempre: el daño no lo causa la mala noticia, lo causa el momento en que llega.
Avisa cuando lo sospechas, no cuando lo confirmas
Existe la tentación de esperar «por si se recupera». Casi nunca se recupera, y mientras tanto has gastado el único recurso que te quedaba: el tiempo de reacción de los demás.
Un aviso temprano, aunque sea provisional, convierte el retraso en un problema compartido que todavía se puede gestionar. Un aviso tardío lo convierte en un hecho consumado, y eso sí se percibe como un fallo de gestión.
Lleva la conversación preparada
No se trata de improvisar. Antes de hablar, ten claras cuatro cosas:
- Qué ha pasado, en una o dos frases, sin tecnicismos.
- Qué impacto tiene en fecha, coste y alcance.
- Qué opciones hay, con lo que cuesta cada una.
- Qué recomiendas y qué decisión necesitas de ellos.
Presentarse solo con el problema traslada el peso al otro lado de la mesa. Presentarse con opciones mantiene la conversación en el terreno de la gestión.
Di el número
«Vamos con cierto retraso» no es información. «Vamos tres semanas por detrás, y eso mueve la entrega del 14 de marzo al 4 de abril» sí lo es.
La vaguedad parece más suave en el momento, pero obliga a repetir la conversación, y cada repetición desgasta más que la cifra inicial.
Explica la causa sin repartir culpas
Hay una diferencia importante entre explicar y justificarse. Explicar es describir qué ocurrió y qué se aprendió. Justificarse es buscar dónde colocar la responsabilidad.
Aunque la causa sea externa, conviene decir qué vas a cambiar en tu seguimiento para detectarlo antes la próxima vez. Eso es lo que reconstruye la confianza.
Cierra con compromisos verificables
Termina siempre con algo concreto: qué se va a hacer, quién lo hace, para cuándo y cuándo volverás a informar. Un retraso bien gestionado acaba con más claridad que la que había antes de la reunión.
Después, cumple el nuevo plan
La credibilidad se recupera cumpliendo lo que prometiste en la conversación difícil. Por eso conviene que la nueva fecha sea realista, aunque resulte más incómoda de decir. Una segunda desviación sobre una fecha ya corregida cuesta mucho más que la primera.
El principio de fondo
Los interesados no esperan que un proyecto sea perfecto. Esperan no llevarse sorpresas. Si consigues que nunca se enteren tarde de nada, puedes sostener conversaciones difíciles durante años sin desgastar la relación.
Si quieres preparar una conversación de este tipo que tengas pendiente, es exactamente el tipo de caso que trabajamos en la mentoría en Project Management.
